Utiliser ChatGPT pour automatiser vos tâches sur Excel, Word et PDF

Excel, Word et les PDF n’ont surement plus de secrets… pour vous, n’est-ce pas ? Laissez-nous vous prouver le contraire !

Vous pouvez encore vous améliorer sur ces logiciels (et même gagner un temps fou dessus) grâce à un seul outil : ChatGPT.

Dans cet article on ne se contentera pas de vous dire que ChatGPT peut améliorer vos documents ou les résumés. Mais nous allons vous donner les clés pour gagner du temps sur vos fichiers, grâce à des prompts uniques, et des astuces que vous ne connaissez probablement pas !

Nous verrons comment utiliser ChatGPT pour analyser et visualiser vos données dans Excel, pour automatiser la réécriture de vos documents Word, et pour résumer et produire des PDF clairs. Vous êtes prêts ?

Vidéo : Comment utiliser ChatGPT pour EXCEL, WORD, PDF ?

Vous souhaitez voir des exemples concrets de l’utilisation de ChatGPT de Office ? Eh bien, c’est ce que nous propose Gaël dans cette vidéo de 15 minutes. On y retrouve des prompts, des astuces et des conseils pour devenir meilleur avec ChatGPT.

Passons à présent à notre article sur le sujet 👇

ChatGPT avec Excel : analyser et visualiser vos données

Commençons par la base : Excel, un outil essentiel pour la gestion et l’organisation. Vous ne pouvez pas passer à côté.

Pourtant l’utilisation d’Excel peut être une épreuve : fonctions avancées, Power Query, tableaux croisés dynamiques… Des tâches complexes qui peuvent vous ralentir. Voyons comment ChatGPT peut vous aider à analyser et visualiser vos données sur Excel.

ChatGPT peut maintenant copier/coller un tableau Excel en 2 minutes. Il suffit de glisser votre fichier Excel dans la fenêtre de ChatGPT pour que l’IA lise automatiquement vos feuilles de calcul. Elle identifie vos colonnes, vos valeurs et vos catégories, puis peut calculer des indicateurs clés, repérer des tendances, ou même générer des graphiques à la demande.

On vous l’accorde ça manque de pratique, voyons un exemple clair :

Exemple concret

Imaginons un tableau contenant vos ventes mensuelles :

• Produit
• Quantité
• Prix unitaire
• Région
• Taux de retour

En quelques secondes, vous pouvez lui demander :

Besoin d’un petit rappel sur ChatGPT ? Découvrez notre guide d’utilisation de ChatGPT.

ChatGPT calcule tout seul et vous renvoie :

• Un résumé clair de vos ventes,
• Des indicateurs calculés automatiquement,
• Une analyse des tendances, comme une baisse ponctuelle liée à une saison creuse.

Et si vous ajoutez :

“Génère un graphique comparatif des ventes par région.”

Eh voilà, vous obtenez une graphique prêt à être copier/coller dans votre tableau Excel. Simple, rapide, efficace, que demandez de mieux ? De notre côté, voici ce qu’on a obtenu un graphique plutôt sympa :

Astuce

Si votre fichier est volumineux (plusieurs milliers de lignes), précisez à ChatGPT de se concentrer sur une période ou une plage de cellules :

“Analyse uniquement les données de janvier à mars.”

Cela permet d’obtenir une réponse plus rapide et plus pertinente.

Ce qu’il faut retenir, c’est que ChatGPT devient un outil essentiel pour vous aider sur Excel, dans vos tableaux.

L’IA ne vous suffit pas ? Vous avez besoin d’apprendre Excel en profondeur ? Formez-vous à Excel gratuitement !

ChatGPT pour résumer vos PDF

Lire un rapport de 80 pages, on ne va pas se mentir : c’est parfois déroutant.
Heureusement, ChatGPT peut le faire à votre place… en quelques secondes.

Grâce à la fonction “fichier”, vous pouvez glisser-déposer n’importe quel PDF dans ChatGPT. L’IA scanne le document, le comprend et vous en donne un résumé clair et structuré.

Exemple concret

Vous avez reçu un rapport interne ou un dossier technique trop long à parcourir. Demandez simplement :

“Résume ce PDF en 5 points clés.”

ChatGPT vous renvoie immédiatement une synthèse hiérarchisée :

• Les idées principales,
• Les données essentielles,
• Les conclusions importantes à retenir.

Vous pouvez aussi aller plus loin :

“Détaille le point 3 du rapport et reformule-le sous forme de texte pour une présentation.”

Et si le document contient plusieurs chapitres, demandez-lui de résumer chaque section séparément. Vous obtiendrez un aperçu précis, parfait pour vos briefs ou vos réunions.

De notre côté, voici ce qu’on a obtenu :

À savoir

• Si votre PDF est scanné, ChatGPT utilisera la reconnaissance de caractères (OCR). Assurez-vous simplement que le scan soit lisible.
• Vous pouvez aussi cibler certaines pages pour gagner du temps :

“Résume uniquement les pages 10 à 30.”

Astuce

Combinez ChatGPT PDF avec une requête d’action. Par exemple :

“À partir de ce rapport, crée un plan d’action en 3 étapes.”
L’IA peut alors vous proposer des mesures concrètes à mettre en œuvre, directement issues du contenu du fichier.

En résumé, ChatGPT PDF transforme vos rapports longs en informations digestes et exploitables. Un gain de temps considérable pour tout professionnel qui gère de la documentation.

ChatGPT pour Word : améliorer vos documents

Rédiger un texte clair et professionnel prend du temps. Reformuler, corriger, structurer… c’est souvent la partie la plus pénible.

Avec ChatGPT et Word, vous pouvez déléguer tout cela à l’IA, en gardant la maîtrise du résultat.

Le principe est le même que pour Excel ou PDF : glissez votre document Word dans la fenêtre de ChatGPT. L’IA lit vos paragraphes, identifie les fautes, les répétitions et les passages trop longs. En une requête, vous pouvez lui demander de réécrire votre texte avec un ton professionnel, de corriger la grammaire et d’améliorer la structure.

Exemple concret :

“Voici un rapport Word. Peux-tu le rendre plus clair et plus professionnel ? Corrige les fautes, condense les paragraphes trop longs et ajoute des sous-titres.”

Après avoir testé cela, on peut vous dire qu’on est plutôt satisfait du résultat :

En quelques secondes, ChatGPT restructure le document : titres, paragraphes équilibrés, phrases raccourcies. Vous obtenez une version directement exploitable.

Et si vous souhaitez adapter le ton, précisez-le :

• “Rends ce texte plus formel pour un rapport client.”
• “Reformule-le pour un post LinkedIn engageant.”

ChatGPT peut même ajouter une mise en forme adaptée au support : paragraphes aérés, emojis pour LinkedIn, hashtags pertinents, question d’engagement à la fin.

Utilisé correctement, ChatGPT devient un véritable assistant éditorial. Il vous aide à produire des textes clairs, cohérents et adaptés à votre public sans effort supplémentaire.

Bonnes pratiques pour des résultats fiables avec ChatGPT

À première vue ces astuces avec ChatGPT pour Office semblent simple. En réalité, pas tant que ça, pour obtenir des résultats précis et exploitables, il faut respecter quelques règles simples.

1. Formulez des prompts précis

ChatGPT n’est pas devin. Plus votre demande est claire, plus la réponse sera pertinente.

Par exemple, évitez les phrases vagues comme :

“Analyse ce fichier.”
Préférez :
“Analyse ce fichier Excel et indique-moi les produits les plus rentables sur le premier trimestre.”

Soyez explicite sur le contexte, le format attendu et le niveau de détail.

2. Protégez vos données confidentielles

Avant d’importer un document sensible (factures, données clients, rapports internes), vérifiez toujours que vous respectez les règles de confidentialité de votre entreprise.

Si besoin, supprimez ou anonymisez certaines informations avant de les envoyer à l’IA.

3. Utilisez la version Plus pour les fichiers volumineux

Les versions gratuites de ChatGPT ne permettent pas toujours d’analyser des fichiers lourds ou multiples.

La version Plus (ou Team) débloque le mode fichier, indispensable pour traiter les classeurs Excel, les rapports PDF ou les documents Word longs.

Elle offre aussi un meilleur raisonnement contextuel et une compréhension fine du langage professionnel.

Obtenez plus d’informations sur les prix en consultant notre article sur les tarifs de ChatGPT.

4. Vérifiez toujours les résultats

ChatGPT peut interpréter ou reformuler à sa manière.
Prenez quelques secondes pour relire les données clés et vérifier la cohérence des résultats.

C’est la garantie d’un usage fiable, surtout dans un cadre professionnel.

Bien utilisé, ChatGPT devient un outil de productivité exceptionnel.
Ces bonnes pratiques vous assurent de tirer le meilleur parti de ses capacités, sans perdre en rigueur ni en sécurité.

Mettez l’IA au service de votre quotidien

Vous venez de le voir : ChatGPT pour Excel, pour Word et pour PDF ne sont pas de simples à utiliser.

Ce sont de vrais assistants capables de vous faire gagner un temps fou au quotidien.

Avec quelques prompts bien pensés, vous pouvez :
→ Résumer un PDF de 80 pages,
→ Analyser vos ventes sur Excel,
→ Transformer un Word en texte clair et pro.

Ces petites actions, c’est souvent 80 % de vos tâches répétitives.
Et c’est là que l’IA devient stratégique : elle automatise le reste pour que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel : l’analyse, la créativité, la décision.

Le mieux, c’est d’essayer. Importez un fichier dans ChatGPT, posez une question simple… et observez.

Et si vous voulez aller plus loin, la formation IA certifiante vous montre comment collaborer avec l’IA, gagner en productivité et structurer vos prompts.

Et comme promis, voici la surprise que nous vous avons préparé : notre formation IA gratuite.